Offre : Property Administrator / Administrateur d’immeubles

À propos de Colliers International
Colliers International Group Inc. (NASDAQ et TSX: CIGI) est un chef de file mondial des services immobiliers comptant 15 000 professionnels chevronnés répartis dans 68 pays. Faisant preuve d’un grand esprit d’entreprise et d’un engagement marqué, les professionnels de Colliers offrent aux occupants, aux propriétaires et aux investisseurs immobiliers du monde entier une gamme complète de services : conseils stratégiques; vente, location et gestion financière de propriétés; solutions globales d’entreprise; gestion immobilière, gestion des installations et gestion de projets; solutions pour les lieux de travail; services d’évaluation et services-conseils fiscaux; recherche personnalisée; services-conseils en leadership éclairé.

Les professionnels de Colliers pensent différemment. Ils ont d’excellentes idées et offrent des conseils judicieux et des solutions novatrices qui aident les clients à accélérer leur réussite. Colliers a été classée parmi les 100 meilleures sociétés mondiales d’externalisation par l’IAOP (International Association of Outsourcing Professionals) pendant 12 années consécutives, soit plus que toute autre société de services immobiliers.

Objectif du poste
Colliers offre une belle occasion à un(e) professionnel(le) en administration dans le domaine d’immobilier à Montréal. Ce poste d’Administrateur d’immeubles sera chargé d’offrir son soutien au gestionnaire immobilier et de contribuer à la gestion globale du portefeuille immobilier.

Sommaire des responsabilités fondamentales :

Administration
-Remplir des tâches administratives générales, comme tenir à jour les systèmes de classement, répondre aux appels, commander
des fournitures et distribuer le courrier au personnel du bureau.
-Répondre aux demandes générales des locataires, des fournisseurs de services et des entrepreneurs, et acheminer les questions
précises à un employé qualifié afin qu’il prenne les mesures appropriées et règle la situation.
-Créer les dossiers des nouveaux locataires, mettre à jour la liste des locataires et assembler les trousses de bienvenue.
-Préparer les avis et la correspondance générale pour le gestionnaire immobilier. Assister le service de l’Exploitation dans la
rédaction préliminaire des avis et des autres communications à des fins d’approbation par le gestionnaire immobilier.
-Aider le gestionnaire immobilier à obtenir des devis des fournisseurs et des entrepreneurs, à préparer des rapports mensuels
relatifs aux clients, à faire le suivi des dates de renouvellement des contrats et à se procurer des certificats d’assurance à jour.
-Préparer les commandes d’achat et en faire le suivi.
-Tenir à jour la base de données régionale.
-Assister aux réunions du personnel et y participer activement, préparer les procès-verbaux et les distribuer.

Comptabilité
-Coder les factures et préparer les rapports de dépenses du personnel du bureau.
-En collaboration avec les comptables des propriétés, contribuer à l’analyse mensuelle des comptes clients, qui consiste
notamment à surveiller les arrérages de loyer, à préparer les notifications, les demandes et les avis de paiement en souffrance,
ainsi qu’à faire le suivi auprès des locataires afin d’assurer le paiement à temps de leur loyer mensuel, selon les indications du
gestionnaire immobilier.
-Faire le suivi mensuel des heures de travail du personnel des services d’Aménagement et vérifier l’exactitude des frais internes
facturés par le siège social. Apporter les corrections nécessaires et fournir des pièces justificatives en cas d’écarts.
-Consigner la consommation mensuelle de tous les services qui font appel à un compteur.
-Autres tâches, le cas échéant.

Compétences requises
-Minimum de deux années d’expérience en service à la clientèle ou en administration.
-Expérience de travail en gestion immobilière, un atout.
-Bilingue (français et l’anglais).
-Connaissance approfondie des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) et de Yardi.
-Connaissances de base en comptabilité, un atout.
-Capacité de communiquer de manière claire et concise, à l’oral et à l’écrit.
-Excellente aptitude pour l’organisation, la gestion du temps et la gestion de projets, et capacité démontrée à travailler aussi bien
par soi-même qu’en équipe.
-Professionnalisme exemplaire et grande habileté en communications interpersonnelles.
-Forte aptitude à établir des relations, esprit d’initiative, souci d’obtenir de bons résultats et ingéniosité.
-Capacité de respecter les échéances sans compromettre l’exactitude ni la qualité des produits, et minutie.

Si vous aimez travailler dans un environnement optimiste, dynamique et stimulant où l’on met l’accent sur les interactions sociales et commerciales, nous vous invitons à soumettre votre candidature: collierscanada.com

Colliers favorise l’équité en matière d’emploi et la diversité de sa main-d’œuvre. Colliers encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature et s’engage à fournir aux candidats handicapés toutes les mesures d’adaptation requises qui n’imposent pas de contrainte excessive à toutes les étapes du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour participer au processus de recrutement, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement par courriel à canada.careers@colliers.com .

About Colliers International
Colliers International Group Inc. (NASDAQ and TSX: CIGI) is an industry-leading global real estate services company with 15,000 skilled professionals operating in 68 countries. With an enterprising culture and significant employee ownership, Colliers professionals provide a full range of services to real estate occupiers, owners and investors worldwide. Services include strategic advice and execution for property sales, leasing and finance; global corporate solutions; property, facility and project management; workplace solutions; appraisal, valuation and tax consulting; customized research; and thought leadership consulting.

Colliers professionals think differently, share great ideas and offer thoughtful and innovative advice that help clients accelerate their success. Colliers has been ranked among the top 100 global outsourcing firms by the International Association of Outsourcing Professionals for 12 consecutive years, more than any other real estate services firm.

Purpose of Position:
Colliers has an exciting opportunity for a real estate professional to join our team in Montreal. The Property Administrator role will be responsible for providing support to the Property Manager and contributing to the overall management of the real estate portfolio.

Summary of Essential Job Functions:

Administration
-Perform general administrative duties, which include maintaining filing systems, answering incoming calls, ordering supplies,
and distributing incoming mail to the office staff.
-Respond to general day-to-day inquiries from tenants, service providers and contractors, and redirect specific issues to the
appropriate staff member for action and resolution.
– Create new tenant files, update tenant contact list and prepare welcome packages to new tenants.
-Prepare tenant notices and general correspondence for Property Managers. Assist the operations department with drafting notices
and other correspondence for the Property Manager’s approval.
-Assist the Property Manager with obtaining supplier and contractor quotations, preparing monthly client reports, tracking contract
renewal dates, and obtaining updated insurance certificates.
-Prepare and track purchase orders.
-Maintain the regional database.
-Attend and actively participate in staff meetings, and prepare meeting minutes for distribution.

Accounting
-Code invoices and prepare expenses reports for the office staff.
-In conjunction with the Property Accountants, assist in monthly accounts receivable analysis, including monitoring rental arrears,
preparing notifications, demand and default notices, and following-up with tenants to ensure timely payment of the monthly rent,
as directed by the Property Manager.
-Track Facility Services staff work hours on a monthly basis, check the accuracy of the payroll charge backs from head office.
-Make any necessary corrections and provide back-up for any discrepancies.
-Record all metered utility usage on a monthly basis.
-Other duties as required.

Required Skills:
-A minimum of two years related work experience in customer service or administration.
-Previous work experience in real estate or property management an asset.
-Bilingual (English and French)
-Advanced skills in Microsoft Office applications (MS Word, Excel, PowerPoint and Outlook) and Yardi required.
-Basic knowledge of accounting an asset.
-Ability to communicate clearly and concisely, both orally and in writing.
-Possess strong organizational, time management and project management skills with a demonstrated ability to work both
independently and within a team environment.
-Exhibit a high level of professionalism and excellent interpersonal skills.
-Strong relationship-building ability, proactive, results-oriented, and resourceful.
-Ability to meet deadlines without compromising accuracy, excellent product quality and attention to detail.

If you enjoy working in an optimistic, energetic and dynamic work environment that emphasizes social as well as business interaction, then we invite you to apply : collierscanada.com

Colliers is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. Colliers encourages applications from all qualified individuals and will accommodate applicants’ disability-related needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process. If you require a disability-related accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact the recruitment team by email at canada.careers@colliers.com