Offre : Administrative Assistant – admin/office

Adjoint administratif pour le Conseil réseau no. 11 de la FIOE

•Company, FIOE/IBEW
•Job Type Full-Time

Description
(English to follow)
Adjoint administratif pour le Conseil de réseau no. 11 de la FIOE
Exigences de l’emploi
Langues Anglais et français (dois être bilingue dans ces deux langues)

Études Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent ou expérience équivalente

Expérience Expérience dans le domaine syndical un atout

Compétences particulières Traduire divers documents de l’anglais vers le français surtout pour les correspondances et le site web; Fixer et confirmer des rendez-vous; Concilier les comptes; Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l’employé ou le service approprié; Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.; Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages; Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique; Compiler des données, des statistiques et autres renseignements; Préparer des factures et des dépôts de banque; Recevoir et émettre des paiements; Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations; Stocker, mettre à jour et entretenir des bases de données; Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements; Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information.

Équipement de bureau et applications informatiques Logiciel de base de données; Logiciel de comptabilité; MS Office, Excel

Qualités personnelles Précis; Esprit d’équipe; Excellente communication orale et écrite en anglais et en français; Fiable; Sens de l’organisation; Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément et avoir la capacité de travailler seul.
Le poste se situe dans l’est de Montréal à proximité d’un circuit d’autobus

Salaire et avantages sociaux compétitifs, à discuter

NOTE : le masculin est utilisé afin d’alléger le texte et comprend le féminin.
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Administrative Assistant for System Council no. 11 of the IBEW
Job requirements:
Languages English and French (must be fluent in both of these languages)

Education Secondary (high) school graduation certificate or equivalent experience

Experience Experience in the labour movement an asset

Specific Skills
Translate various documents from English to French mostly for communications and web site, schedule and confirm appointments; Reconcile accounts; Arrange and co-ordinate seminars, conferences, etc.; Answer telephone and relay telephone calls and messages; Answer electronic enquiries; Compile data, statistics and other information; Prepare invoices and bank deposits; Receive and issue payments; Arrange travel, related itineraries and make reservations; Store, update and maintain databases; Open and distribute regular and electronic incoming mail and other material and co-ordinate the flow of information; Set up and maintain manual and computerized information filing systems, Business Equipment and Computer Applications.

Database software; Accounting software; MS Office, Excel

Personal Suitability Accurate; Team player; Excellent oral and written communication in French and English; Reliability; Organized; Ability to multitask and work alone.

Position will be worked out of an office in Eastern Montreal close to a bus route.
Competitive Salary and benefits to be discussed.

NOTE: the use of the masculine gender includes the feminine and is employed solely to facilitate reading.