Offre : Coordonnateurs d’événements bilingues – food/beverage/hospitality

MCI est le leader mondial en tant que fournisseur de solutions d’engagement stratégique et d’activation et est un acteur clé dans l’innovation de l’industrie des réunions, des événements, des associations et des congrès. Par des expériences créatives en direct et la numérisation, la mondialisation, l’amélioration de la marque et des stratégies de contenu, MCI aide les multinationales et les associations internationales à améliorer les performances organisationnelles, croître à l’échelle mondiale, dynamiser les collectivités et stimuler les résultats d’affaires.

Nous sommes à la recherche de deux (2) personnes d’expérience (un poste permanent et un poste temporaire à contrat). Créatifs et hautement organisés, les candidats se joindront à notre équipe en tant que coordonnateurs d’événements bilingues dans notre division d’entreprise. Ce poste sera de fournir essentiellement un soutien opérationnel à nos gestionnaires de comptes ainsi que de planifier et de livrer leurs propres événements. Nous organisons une variété d’événements pour nos clients qui comprennent des lancements de produits, des événements médiatiques, des réunions corporatives et des voyages incitatifs.

Le candidat retenu doit avoir de l’expérience dans un rôle similaire et cherche une occasion d’évoluer et d’assumer des responsabilités supplémentaires. Si vous aimez travailler dans un environnement dynamique et collaboratif qui incite à la création des meilleures expériences pour nos clients, vous voudrez alors faire partie de notre équipe!

Responsabilités :
• Assister efficacement et de façon détaillée à la planification et à l’exécution de l’événement du début à la fin
• Rechercher les décors, les menus et d’autres éléments du programme pour les clients
• Coordonner l’inscription des événements; compiler l’information, créer des dossiers d’inscription pour les
programmes, mettre à l’essai le site et mettre à jour les changements
• Faire la gestion sur place du processus d’inscription, le cas échéant
• Traiter les paiements au besoin
• Entrer les coûts et les budgets des programmes dans la base de données
• Aider à la création de documents d’impression
• Créer des itinéraires de voyage pour les clients
• Créer des documents de fonctions et maintenir de solides relations avec les fournisseurs
• Produire les ordres du jour des réunions et les rapports
• Assister aux activités sur place, au besoin
• Toutes autres tâches connexes.

Expérience, compétences et aptitudes requises :
• 3 à 4 ans d’expérience en planification et coordination d’événements
• Diplôme en gestion d’événements ou autres domaines connexes
• Expérience en relations publiques ou médias est un atout
• Doit aimer travailler au sein d’une équipe dynamique, capable d’exécuter plusieurs tâches et assignations
simultanément avec efficacité et précision
• Excellentes aptitudes professionnelles en communication orale et écrite
• Service à la clientèle irréprochable et attitude positive
• Se distinguer en gestion du temps et en résolution de problèmes: une personne hautement organisée et
minutieuse sur les détails
• Être responsable et capable de travailler de façon autonome avec des équipes de projet pour plusieurs
événements
• Maîtriser en profondeur MS Excel, Word, PowerPoint et Outlook
• Connaissances en gestion des bases de données est un atout.
• Le bilinguisme, parlé et écrit, est essentiel (français et anglais)

Exigences supplémentaires :
• Disponibilité et volonté de voyager au besoin
• Capacité de travailler les fins de semaine et le soir selon l’horaire des événements

Pour poser votre candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de présentation en toute confidentialité le gestionnaire des ressources humaines. Les demandes seront examinées de façon continue jusqu’à ce qu’un candidat convenable soit trouvé.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et n’aviserons que les candidats sélectionnés pour une entrevue. Pour en savoir plus, visitez notre site web à www.mci-group.com

Remarque : Les candidats qui n’ont pas déjà la permission légale de travailler au Canada ne seront pas pris en considération.

English Translation:
MCI is the world’s leading provider of strategic engagement and activation solutions and is a key driver of innovation in the meetings, events, association and congress industries. Through creative live experiences and digitization, globalization, brand enhancement and content strategies, MCI helps multinational companies and international associations to enhance organizational performance, grow globally, energize communities and drive business results.

We are seeking two (2) (one full-time and one contract) experienced, creative and highly organized individuals to join our team as a Bilingual Event Coordinator supporting the Meetings & Events Division in our Montreal Office. These positions will be responsible for providing operational support to our Event Managers as well as planning and delivering their own events. We organize a variety of events for our clients that include car launches, media events and corporate meetings and incentives.

The successful candidate will have experience in a similar role and will be looking for an opportunity to grow and take on additional responsibilities. If you enjoy working in a fast paced and collaborative environment that thrives on creating the best experiences for our clients, then you will want to come and be part of our team!

Responsibilities include:
• Effectively assist with the planning and execution of all event details from start to finish
• Research décor, menu selections and other program components for clients
• Coordinate event registration; compile information, create registration copy decks for programs, test the site
and update changes
• Onsite management of registration process when applicable
• Process payments as required
• Enter program costings into database and budgets
• Assist with the creation of print collateral
• Create travel itineraries for clients
• Create function sheets and maintain strong supplier relationships
• Produce meeting agendas and contact reports
• Assist onsite at events as required
• Additional tasks as assigned

Required Experience, Skills & Abilities
• 3-4 years’ experience in event planning and coordination
• Degree or Diploma in Hospitality/Event Management or related field
• PR or media experience an asset
• Enjoys working in a fast-paced team environment, with the ability to perform multiple tasks and handle
multiple assignments simultaneously with efficiency and accuracy
• Excellent verbal and written professional communication skills are essential
• Great customer service orientation and a positive attitude
• Well-developed time management & problem-solving skills: highly organized and detail-oriented
• Responsible and able to work both independently and with project teams for individual events
• Highly proficient levels in MS Excel, Word, PowerPoint and Outlook
• Database management knowledge is an asset
• Bilingual – fluent written and spoken English and French, is essential.

Additional requirements
• Available & willingness to travel as required
• Ability to work weekends and evenings based on event schedules

Applications will be accepted on a rolling basis until a suitable applicant is found. If you meet the experience and skills requirements, please email your Resume and Cover Letter in confidence to the Human Resources Manager at canadajobs@mci-group.com

We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. For more information, visit our website at www.mci-group.com/canada

Please note: Applicants who do not already have legal permission to work in Canada will not be considered.